关于印发《南京医科大学关于加强学生录取资格审查、学籍学历管理工作的实施细则》的通知
各学院、部门、直属单位、附属医院：
根据教育部、省教育厅关于建立健全防范冒名顶替上大学问题长效机制的部署要求，为进一步加强学生录取资格审查、规范学生学籍学历管理工作，经过研究制定《南京医科大学关于加强学生录取资格审查、学籍学历管理工作的实施细则》，现印发，请各有关单位遵照执行。
南京医科大学教务处
2021年8月10日
南京医科大学关于加强学生录取资格审查、
学籍学历管理工作的实施细则
第一章总则
第一条 为进一步加强学生录取资格审查、规范学生学籍学历管理工作，根据教育部、省教育厅关于建立健全防范冒名顶替上大学问题长效机制的部署要求，以及《普通高等学校学生管理规定》（教育部令41号）、《高等学校学生学籍学历电子注册办法》（教学[2014]11号）文件内容，结合我校实际，特制定如下实施细则。
第二条 本细则适用于我校普通全日制本科学生管理，研究生、继续教育学生以及留学生可参照执行。
第二章新生录取与复查
第三条 规范录取程序和操作流程。学校招生工作办公室及时通过学校招生网站公布录取结果查询渠道和录取信息。在每批次录取工作结束后，及时下载考生电子档案，并打印存档。
录取通知书的寄递建立专人负责制，新生录取通知书必须使用邮政特快专递等给据邮件方式寄递，不得采用平信方式寄递，寄递详情单等及时归档、妥善保管。学校招生工作办公室根据省级招生考试机构提供的电子档案，会同邮政企业准确填写新生录取通知书收件人姓名、地址、邮编、联系电话等详情单信息。录取通知书必须邮寄给考生本人，原则上应由考生本人签收，考生就读中学等不得在未经考生本人同意的情况下代考生签收。充分运用现代化信息技术手段，全过程跟踪高校录取通知书邮件收发状态，确保寄递全过程可查询、可追溯和邮件安全。
第四条完善新生入学资格审查机制。新生入学1个月之内（原则上不得迟于当年度9月30日前），完成入学资格审核。学校建立学院、学生工作处、分管校领导三级审签工作机制。学校招生工作办公室明确新生录取资格所需材料（录取通知书、身份证、高考加分资格证明、高中档案、户口关系等），学生报到时，各学院一人复查、另一人审核并签字确认。审查和复查过程中，二级学院实施班主任（辅导员）、分管学生工作领导审查、学院党委主要负责的三级审查工作机制。
在新生入学前，学校信息化建设与管理处负责及时更新迎新系统，导入新生个人信息和录取照片，作为新生入学报到资格审查依据。新生报到时，学生通过移动端迎新功能进行扫码，学生通过移动端进行签名确认，移动端展示学生的相关信息，包括学生姓名、所属院系、所属专业、所属班级、身份证号、招生照片、签名图片等，工作人员线下核实招生录取基本信息外，重点查验身份证照片、招生照片和学生本人是否一致。如核实存疑交招生办公室工作人员进一步核查学生信息情况。
对新生报到所持录取通知书、身份证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案逐一比对核查，通过“人像比对”等技术严防冒名顶替。对审查发现弄虚作假，审核不合格的或者有其他违反国家招生考试规定情形的，取消入学资格。
第五条加强录取资格复查程序。新生入学三个月内（原则上不迟于当年度11月30日前），学校按照国家招生规定对新生报名资格、身心状况、录取手续及程序、录取资格等进行复查。学生工作处对通过享受高考加分政策录取新生的有关资格证明材料、享受农村和贫困地区专项计划政策录取新生的报考资格进行复核。教务处对“3+2”分段培养、第二学士学位新生开展报考要求的学历资格复核。
第六条对新生入学资格复查中发现的问题，认真与相关部门进一步核实，组织专门调查。对通过弄虚作假、徇私舞弊方式骗取高考加分资格、录取资格或冒名顶替入学的新生、未按规定公示有关资格身份的新生、未经省级招办办理录取手续的新生以及违规录取的新生，确定为复查不合格取消其学籍。情节严重的，移交有关部门调查处理。
第三章学籍学历电子注册
第七条规范新生学籍电子注册制度。学校教务处严格按照省级招生部门核准的录取名册、录取照片和报到入学新生名单，及时登录学信网进行新生学籍电子注册，标注招生类型。及时督促指导所有新生及时登录学信网核查个人身份信息和学籍注册信息，对于发现的问题及时核实纠正，对新生学籍电子注册的真实性和准确性负责。
规范老生学年电子注册制度。学校教务处在每学年第一学期开学后1个月内完成学年电子注册，对上学年在校生学籍变动（含留级、降级、休学、复学、转学、转专业、保留学籍等）、学籍注销（含退学、取消学籍、开除学籍、死亡等）以及学生取得的其他证书等进行标注。
建立健全学生档案收集整理、检查核对、鉴别归档、保管利用、转送移交等各环节的管理制度和工作机制，协同联动打通学校相关部门数据信息，确保学生报到入学到毕业离校全过程学籍档案真实准确、完整规范。
第八条 严格学历电子注册管理。学校教务处严格执行国家、省级学籍学历管理相关要求，以学信网在校生学籍注册数据为依据，建立健全学历证书核查机制。由学生管理、教务和学生所在院系联合审定毕业生资格，及时完成学历电子注册。
学校根据省教育厅要求统一采集毕业生学历电子注册照片，并与录取照片、学籍照片进行比对，包括学信网线上比对和学生所在学院人工比对确认。对发现问题或信息存疑的学生，协同相关部门进行进一步核实，组织专门调查，严把出口关。
第九条健全学籍档案、证书管理机制。不断推进学籍档案电子化、采用纸质、电子等多种保存形式，毕业生学籍档案及时移交学校档案馆归档，学籍电子材料及时备份，确保学籍档案长期保存。
学生学历证书损毁或遗失的，由学生本人申请，学校教务处核实后，出具相应的“学历证明书”，并在学信网进行标注。因工作失误造成注册信息有误的，由学生本人提出申请，经学校核实后予以勘误，涉及学历姓名、出生日期、身份证号、专业、民族、毕（结）业结论的，须经校长办公会议审议通过后，以正式公文形式报省级教育行政部门备案。
第四章组织保障
第十条 学校成立录取资格审查、规范学生学籍学历管理工作领导小组，全面负责规范学校学生录取资格、学籍学历管理工作，落实相关经费、机构和人员。领导小组由校党委书记、校长任组长，分管教学和学生工作副校长任副组长，成员包括教务处、学生工作处、纪检监察部门负责人和二级学院党委主要领导。
第十一条 各二级学院实行录取资格审查、规范学生学籍学历管理工作党政共同负责制，强化组织领导，统筹部署工作，明确职能分工，严格落实专人负责制，加强协作配合，形成工作合力，共同防范违规行为发生，切实保证规范学校学生学籍学历管理工作有效落实。
第十二条 加强考核督查，严肃问责机制。学校对相关职能部门和各二级学院落实相关工作要求等情况进行常态化督导检查，及时发现和解决问题，认真进行总结评估。对工作扎实、成效显著的，及时总结和推广先进经验；对组织不得力、推动不及时、措施不落实、工作走过场的予以通报，对相关责任人进行严肃问责。情节严重的，按照有关规定移交有关部门调查处理。
第五章附则
第十三条 本细则自公布之日起实施，其他有关文件规定与本细则不一致的以本细则为准。
第十四条本细则由教务处、学生工作处负责解释。
